Secrétariat :
Association des pharmaciens du Canada
1785, promenade Alta Vista
Ottawa ON K1G 3Y6

1. Introduction

Pendant l'exécution du plan de mise en œuvre du Plan directeur pour la pharmacie, l'APhC peut recueillir des renseignements personnels. Cette politique vise à vous informer que nous nous engageons à nous assurer en tout temps que les renseignements personnels obtenus pendant ces activités restent exacts et confidentiels.

2. Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?

À notre sens, un « renseignement personnel » représente tout élément d'information, de quelque forme que ce soit, sur un particulier ou sur une personne dont l'identité peut être présumée ou déterminée à partir de cette information, sauf pour ce qui est de ses coordonnées d'affaires (nom, titre, adresse professionnelle).

Cette politique ne s'applique pas à des données cumulatives qui ne permettent pas de déterminer l'identité d'une personne, et dont le Plan directeur pour la pharmacie se sert à des fins d'analyse. L'APhC se réserve le droit d'utiliser des données cumulatives de la façon qui lui semble appropriée en vue d'atteindre les objectifs du Plan directeur pour la pharmacie.

3. Raison de la collecte de renseignements personnels par l'APhC

Pendant la mise en œuvre du Plan directeur pour la pharmacie, l'APhC peut utiliser des renseignements personnels transmis, oralement ou par écrit (y compris par des moyens électroniques), par des membres exerçant la profession de pharmacien (employés, employeurs, éducateurs), les organisations partenaires dans l'exécution du Plan directeur, les membres des comités du Plan directeur pour la pharmacie et autres tiers afin de :

• mener des recherches cumulatives sur les tendances, questions et défis découlant des changements de la pratique de la pharmacie et en rapporter les résultats;
• fournir des matériels de référence et autres informations aux membres de la profession de pharmacien, aux organisations partenaires dans l'exécution du Plan directeur pour la pharmacie, aux membres des comités et à toute autre personne qui fait la demande de ce type d'informations;
• fournir des informations sur les activités et événements reliés au Plan directeur pour la pharmacie (par des moyens de marketing direct y compris) aux membres de la profession de pharmacien, aux organisations partenaires dans l'exécution du Plan directeur pour la pharmacie, aux membres des comités et à toute autre personne concernée;
• organiser des conférences et autres programmes/événements intéressant les membres de la profession de pharmacien, les organisations partenaires dans l'exécution du Plan directeur pour la pharmacie, les membres des comités et toute autre personne concernée;
• identifier les membres des comités responsables du Plan directeur pour la pharmacie à des fins de communication et de prestation de services réservés aux membres;
• répondre à des demandes ou réagir à des commentaires;
• faire face à des obligations juridiques et à des exigences réglementaires; et
• répondre à tout autre besoin à cet égard.

Les renseignements personnels demandés par l'APhC dépendront de l'utilisation qu'elle compte en faire.

4. Collecte et utilisation des renseignements personnels par l'APhC

L'APhC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels seulement dans des buts qu'elle considère comme raisonnables et nécessaires pour répondre aux besoins énumérés ci-dessus. Nous employons uniquement des méthodes justes et légales pour recueillir des renseignements personnels.

Nous n'utilisons les renseignements personnels que dans les buts décrits dans la présente politique et l'APhC ne vendra, ne négociera, n'échangera, ne troquera ni ne divulguera d'aucune autre manière les renseignements personnels qu'elle a obtenus.

5. Occasions de divulgation des renseignements personnels par l'APhC

L'APhC peut divulguer vos renseignements personnels à des individus ou organisations :

• qui sont ses fournisseurs de service; et
• qui participent :
  i.au maintien, examen et élaboration de ses systèmes opérationnels, procédures et infrastructure, comprenant la mise à l'épreuve et à niveau de ses systèmes informatiques;
  ii.à des analyses de données cumulatives de recherche; ou
  iii.à la réorganisation de l'APhC.

Lorsque l'APhC divulgue des renseignements personnels aux organisations qui lui fournissent des services, elle leur demande de les utiliser exclusivement pour fournir des services reliés à la mise en œuvre du Plan directeur pour la pharmacie, destinés à l'APhC, aux les organisations partenaires dans l'exécution du Plan directeur pour la pharmacie, aux membres des comités et à toute autre personne concernée, et de prendre les moyens nécessaires pour en protéger la confidentialité.

Lorsque des renseignements personnels peuvent être transmises à une autre organisation en vue de la réorganisation de l'APhC dans son intégralité ou en partie, nous n'accepterons de le faire que si l'organisation en question a signé une entente selon laquelle la collecte, l'utilisation et la divulgation de toutes les informations (et notamment des renseignements personnels) se limitent aux buts reliés à l'opération en question (dont la décision d'effectuer ou non ladite opération) et qu'elles ne sont utilisées par ce tiers que dans le seul but de conduire et de mener à terme ladite opération.

Il faut noter qu'il existe des circonstances où l'utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels peut être justifiée ou autorisée et où l'APhC est obligée à divulguer ces renseignements sans consentement préalable. Il s'agit, entre autres, des circonstances suivantes :

• Stipulations d'une loi, ordre ou exigence d'un tribunal, d'une agence gouvernementale ou d'un tribunal gouvernemental;
• Circonstances dans lesquelles l'APhC pense, sur des bases raisonnables, qu'il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne ou d'un groupe particulier;
• Circonstances qui permettent à l'APhC de se saisir des recours disponibles ou de limiter des dégâts qui la menacent; ou
• Situation dans laquelle l'information appartient au domaine public.

Lorsqu'elle est obligée ou autorisée à divulguer des informations sans consentement préalable, l'APhC n'en divulguera pas plus qu'il n'est nécessaire.

6. Consentement

Sauf les circonstances dans lesquelles la loi l'autorise, on ne peut recueillir aucun renseignement personnel sans obtenir au préalable le consentement de la personne concernée par la collecte, l'utilisation et la diffusion de ce renseignement. Cependant, nous essayerons d'obtenir un consentement en vue de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels après leur collecte lorsque nous souhaitons les utiliser dans un but nouveau ou différent pour lequel la personne concernée n'a pas encore donné son consentement.

En fournissant des renseignements personnels à l'APhC, vous acceptez et permettez que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements conformément à cette politique. De plus, lorsque cela est approprié, nous pourrions obtenir des autorisations ou consentements particuliers de temps en temps.

Dans la plupart des cas et sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, nous avons le droit de refuser ou de retirer votre consentement en tout temps sur préavis donné dans un délai raisonnable. Il faut noter que dans certaines circonstances, comme l'adhésion à l'un des comités responsables du Plan directeur pour la pharmacie, on ne peut offrir des services que si vous transmettez certains renseignements personnels à l'APhC. Par conséquent, si vous décidez de ne pas nous transmettre les renseignements personnels demandés, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir les services requis. Nous vous informerons des conséquences de votre décision de retirer votre consentement.

7. Exactitude et rétention des renseignements personnels

L'APhC s'engage à s'assurer que tous les renseignements personnels qui lui ont été transmis et qu'elle possède sont exacts, actuels et complets, pour correspondre au but pour lequel nous cherchons à les utiliser. Si nous nous apercevons qu'un renseignement personnel est erroné, incomplet ou périmé, nous l'examinerons et recourrons, le cas échéant, aux meilleures méthodes d'informer les personnes qui ont reçu les renseignements erronés pour qu'elles puissent également corriger leurs dossiers.

L'APhC ne conserve les renseignements personnels que pendant le laps de temps réclamé par la raison pour laquelle elle les a recueillis. Ce laps de temps varie selon le but et la nature du renseignement. Il peut aller au-delà de la durée de la relation que nous entretenons avec la personne en question, mais seulement pendant le laps de temps qui nous est nécessaire pour avoir suffisamment d'informations pour régler toute question qui pourrait survenir plus tard.

Lorsque vos renseignements personnels ne nous sont plus nécessaires, nous les détruisons, supprimons, effaçons ou transformons en une donnée anonyme.

Actuellement, le lieu principal où l'APhC garde des renseignements personnels est la ville d'Ottawa.

8. Protection des renseignements personnels

L'APhC s'efforce à maintenir une sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et installations de conservation des informations afin de prévenir la perte, l'utilisation inappropriée, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cette clause s'applique aussi à la mise au rebut et à la destruction des renseignements personnels.

L'APhC protège aussi les renseignements personnels en y limitant l'accès aux seuls employés qui, selon elle, doivent les connaître afin de pouvoir offrir des services.

Si un employé de l'APhC fait un usage inapproprié des renseignements personnels, ce geste sera considéré comme une inconduite grave contre laquelle on prendra des mesures disciplinaires, dont le congédiement. Si une personne ou une organisation fait un usage inapproprié des renseignements personnels que l'APhC lui a transmis à des fins de services à lui fournir, ce geste sera considéré comme un écart grave contre lequel on prendra des mesures pouvant comprendre la révocation de toute entente entre l'APhC et ladite personne ou organisation.

9. Accès aux renseignements personnels

L'APhC donne un droit d'accès et d'examen raisonnable aux renseignements personnels qu'elle détient sur une personne, et s'efforcera à les transmettre en un laps de temps acceptable, en général pas plus tard que 30 jours après en avoir reçu la demande. Pour nous protéger contre tout accès frauduleux, nous demanderons une quantité suffisante d'informations pour nous permettre de confirmer que la personne qui nous en fait la demande est autorisée à le faire, avant de lui accorder cet accès ou le droit d'apporter des corrections.

Nous fournirons des informations provenant de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. L'APhC se réserve le droit de ne changer aucun renseignement personnel, mais y annexera tout autre texte qui, à son sens, sera utile à la personne concernée.

L'APhC se réserve le droit de refuser l'accès à des renseignements personnels, si les renseignements demandés :

• risquent de dévoiler (i) des informations ou des opinions sur une autre personne ou sur une personne décédée; ou (ii) des données qui comportent des secrets ou d'autres informations commerciales confidentielles qui pourraient porter atteinte à l'APhC ou à un tiers;
• risquent d'entraver des négociations contractuelles ou d'autre nature menées par l'APhC ou un tiers;
• font l'objet d'un secret professionnel, d'un litige ou d'un privilège juridique;
• ne sont pas facilement récupérables et ou alors seulement à un coût qui serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l'information;
• n'existent pas, ne sont pas détenus ou ne peuvent être trouvés par l'APhC;
• risquent d'entraîner (i) un préjudice grave au traitement ou au rétablissement de la personne concernée (ii) un préjudice affectif grave à la personne concernée ou à un autre individu ou (iii) des blessures corporelles graves à une autre personne;
• risquent d'aller à l'encontre d'activités de renforcement des lois et à d'autres fonctions d'investigation ou de réglementation d'une autorité désignée par la loi; ou
• peuvent être ou doivent être retenus en vertu des lois en vigueur.

Lorsqu'une information ne sera pas ou ne pourra pas être divulguée, l'APhC fournira à la personne l'ayant demandée la raison du refus de divulgation.

L'APhC ne vous demandera pas de payer pour la vérification ou la correction de vos renseignements, cependant, elle pourra exiger des frais minimes si vous avez besoins d'une copie de vos dossiers.

10. Site web

Notre site web garde en mémoire des informations générales sur nos visiteurs, comme le nom du domaine, l'heure de la visite, l'adresse IP et les pages qui ont été consultées. Ces informations ne sont utilisées que globalement pour nous permettre à mieux servir nos visiteurs :

• en administrant efficacement notre site;
• en diagnostiquant les problèmes techniques;
• en améliorant le contenu de nos sites web.

En explorant notre site, vous rencontrerez des « mouchards ». Les mouchards sont des fichiers ou des éléments d'information qui peuvent être stockés sur le disque dur de votre l'ordinateur lors de vos visites sur un site web. La plupart des navigateurs sont configurés par défaut en vue d'accepter des mouchards. Si vous ne voulez pas les accepter, vous pouvez configurer le vôtre de façon à les refuser ou à vous avertir lorsque des mouchards vous sont envoyés. Les mouchards (ou témoins) « volatils » sont des éléments d'information temporaires, qui sont effacés lorsque le visiteur sort de sa fenêtre de navigation ou ferme son ordinateur. Les témoins volatils sont utilisés pour améliorer la navigation sur les sites web et pour recueillir des informations statistiques globales. Sur notre site web, nous utilisons des témoins volatils.

Les témoins « persistants » sont des éléments d'information plus permanents, qui sont placés sur le disque dur de l'ordinateur du visiteur et y restent jusqu'au moment où ils sont supprimés. Les témoins persistants stockent des données sur l'ordinateur du visiteur pour un certain nombre de raisons, par exemple, récupérer certaines informations fournies auparavant (par ex., le mot de passe), déterminer les sections d'un site web qui intéressent le plus les visiteurs et adapter le site web aux préférences des visiteurs. Notre site web n'utilise pas de témoins permanents.

Nous ne transmettons à des tiers aucun renseignement personnel obtenu par le biais des témoins.

Nous n'avons aucun contrôle sur le contenu des sites web d'un tiers, que nos visiteurs peuvent consulter à l'aide des hyperliens affichés sur notre site. Nous encourageons chaque visiteur de lire la politique sur les renseignements personnels de chaque site web qu'il consulte.

11. Résolution des problèmes relatifs aux renseignements personnels

Si vous avez une question sur : (i) l'accès à vos renseignements personnels; (ii) notre façon de recueillir, d'utiliser, de gérer ou de divulguer des renseignements personnels ou (iii) la présente politique, veuillez communiquer avec l'agent responsable de la protection des renseignements personnels de l'APhC par courriel, à l'adresse info@pharmacists.ca, ou par téléphone, au 1-800-917-9489 et demandez de parler à cette personne.

L'APhC fera une enquête à la suite de toutes les réclamations qu'elle reçoit, et si l'une d'entre elles est justifiée, elle prendra toutes les mesures raisonnables pour résoudre le problème.